Warenhandel in der EU: Umsatzsteuer- Identifikationsnummer, Musterrechnung, Liefernachweis

Warenverkehr in der Europäischen Union - Umsatzsteuer- Identifikationsnummer, Musterrechnung, Liefernachweis

Seit 1993 sind die steuerlichen Grenzkontrollen an den Binnengrenzen in der europäischen Union entfallen. Für den innergemeinschaftlichen Handelsverkehr zwischen Unternehmen gilt seither eine umsatzsteuerliche Übergangsregelung, bei der die Waren grundsätzlich weiterhin unbelastet über die innergemeinschaftlichen Grenzen gelangen und eine Belastung mit Umsatzsteuer erst im Bestimmungsland erfolgt. Die innergemeinschaftliche Lieferung wird in § 6a Umsatzsteuergesetz definiert. Um die korrekte Anwendung dieser umsatzsteuerrechtlichen Regelung zu gewährleisten, sind die Mitgliedsstaaten verpflichtet, allen betroffenen Beteiligten eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zu erteilen.
Demnach erhalten Unternehmer, die am Innergemeinschaftlichen Handel teilnehmen, für umsatzsteuerliche Zwecke neben ihrer vom zuständigen Finanzamt erteilten Steuernummer zusätzlich eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer wurde bisher ausschließlich vom Bundesamt für Finanzen, Außenstelle Saarlouis, erteilt. Nach Auflösung des Bundesamtes für Finanzen zum 1.1.2006 wurden dessen Aufgaben neu geordnet, so dass nunmehr für Steuerfragen das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zuständig ist, das im Dienstsitz Saarlouis die Umsatzsteueridentifikationsnummern vergibt. Es ist seit dem 2. Januar 2006 unter der Adresse www.bzst.de erreichbar. Dort finden sich Informationen zur Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zusammenfassenden Meldung und Umsatzsteuervergütung, zur Abzugsteuerentlastung und Kapitalertragsteuerentlastung.

1. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)

1.1 Die Aufgaben der USt-IdNr.
Anders als die derzeit von den Finanzämtern verwandten Steuernummern ist die USt-IdNr. kein reines Ordnungsmerkmal. Sie hat vielmehr Bedeutung für die Besteuerung des innergemeinschaftlichen Handels. Das Bundeszentralamt für Steuern kann eine USt-IdNr. deshalb nur an Personen und Personenvereinigungen erteilen, die bei den zuständigen Landesfinanzbehörden umsatzsteuerpflichtig geführt werden. Die USt-IdNr. dient vorrangig als Anzeichen dafür, dass ihr Inhaber Bezüge aus anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) als innergemeinschaftlichen Erwerb in dem Mitgliedstaat, der ihm diese Nummer erteilt hat, versteuern muss. Deutsche Unternehmen benötigen die USt-IdNr. ihres Leistungsempfängers, um u.a. zu erkennen, dass sie steuerfrei an ihn liefern können. Ferner benötigen sie ihre USt-IdNr. und die des Leistungsempfängers, da sie diese bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung in ihrer Rechnung angeben müssen, um den Pflichten für eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) nachzukommen. Schließlich müssen sie die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung an einen Leistungsempfänger unter dessen USt-IdNr. in ihren Zusammenfassenden Meldungen angeben. Steuerliche Bedeutung hat die USt-IdNr. des Leistungsempfängers auch als Tatbestandsmerkmal der Regelung des § 3a Abs. 2 Nr. 3 Buchstabe c und Nr. 4 UStG sowie des § 3b Abs. 3 bis 6 UStG über den Ort bestimmter sonstiger Leistungen. Die USt-IdNr. dient als Ordnungskriterium, unter dem deutsche Unternehmen beim Bundeszentralamt für Steuern ihre Zusammenfassende Meldung abgeben müssen.
Darüber hinaus kann der Unternehmer anstatt der finanzamtsbezogenen Steuernummer die USt-Idnr. in seinen Rechnungen angeben.

1.2. Erteilung der USt-IdNr.

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) kann schriftlich beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. 

Servicegruppe zum Umsatzsteuerkontrollverfahren
Tel.: 02284061222

In dem formlosen Antrag sind Name und Anschrift des Antragstellers sowie die Steuernummer, unter der der Antragsteller umsatzsteuerlich geführt wird, anzugeben und das für die Umsatzbesteuerung zuständige Finanzamt zu bezeichnen (§ 27a Abs. 1 Sätze 5 und 6 UStG).
Bei der erstmaligen Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit kann eine USt-IdNr. erst erteilt werden, wenn dem zuständigen Finanzamt der Beginn der unternehmerischen Tätigkeit angezeigt und mitgeteilt wurde, dass für die Teilnahme am innergemeinschaftlichen Handelsverkehr eine USt-IdNr. benötigt wird. Der Unternehmer muss sich deshalb zuerst an das für ihn zuständige Finanzamt wenden. Bei der steuerlichen Neuaufnahme kann er gleichzeitig die Erteilung einer USt-IdNr. beantragen. Diese Angaben werden automatisch an das Bundeszentralamt für Steuern weitergeleitet. Die Beantragung dauert zur Zeit bis zu zwei Monate. Um das Verfahren abzukürzen, sollte sich ein Existenzgründer in eiligen Fällen von seinem zuständigen Finanzamt Name, Anschrift, Firmierung sowie die aktuelle Steuernummer, die für die Umsatzsteuer gültig ist, auf einem Schreiben bestätigen lassen und mit diesem Schreiben die Umsatzsteuer-Ident-Nummer per Fax (06831/ 456-120) beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Nach spätestens drei Tagen sollte er so vom Bundeszentralamt für Steuern die USt-IdNr. erhalten.

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer kann auch online über http://www.formulare-bmf.de/ beim BZSt beantragt werden. Hierbei wird über das Formular-Management-Systems (FMS) des Bundes ein entsprechendes Internet-Formular zur Verfügung gestellt, über das eine vollautomatisierte Beantragung ermöglicht wird. Dazu muss der Antragsteller - je nach Rechtsform des Unternehmens - unterschiedliche Identifikationsmerkmale in das Formular eingeben. Diese werden nach der Übermittlung sofort mit dem vorliegenden Datenbestand des BZSt verglichen und auf Übereinstimmung geprüft . Im Ergebnis erhält der berechtigte Antragsteller unmittelbar und ohne Medienbruch einen entsprechenden Online-Bescheid hinsichtlich der automatisierten Bearbeitung. Die Bekanntgabe einer neu zugeteilten oder der bereits bestehenden, gültigen USt-IdNr. erfolgt in diesem Verfahren jedoch ausschließlich auf dem Postweg an die Anschrift des jeweils betroffenen Unternehmers, die dem BZSt zur Verfügung steht. Dadurch soll vermieden werden, dass einem nicht berechtigten Antragsteller die USt-IdNr. unmittelbar bekannt gegeben wird, was eine missbräuchliche Verwendung dieser verhindern soll. Steuerliche Vertreter können die USt-IdNr. für ihre Mandanten beantragen. Die schriftliche Bekanntgabe der zugeteilten USt-IdNr. erfolgt jedoch auch in diesen Fällen unmittelbar an den Unternehmensinhaber bzw. das Unternehmen selbst. Für die Online-Beantragung sind folgende Daten einzugeben:

• Finanzamt, das für die Umsatzbesteuerung des Unternehmens zuständig ist.
• Steuernummer, unter der das Unternehmen umsatzsteuerlich geführt wird (bei Organgesellschaften die Körperschaftssteuernummer)
• bei Einzelunternehmen sind Name, Vorname und Geburtsdatum des steuerpflichtigen Unternehmensinhabers anzugeben.
• bei allen anderen Rechtsformen sind Namen des Unternehmens (Firma, ohne Rechtsformbezeichnung), Postleitzahl und Ort (Unternehmenssitz) anzugeben.

Bitte beachten Sie, dass das BZSt zur Verhinderung von missbräuchlicher Beantragung einer USt-IdNr. verpflichtet ist, die in das Formular eingegebenen Daten nach dem Absenden mit dem vorhandenen Adressdatenbestand auf Übereinstimmung zu vergleichen. Das BZSt erhält gemäß § 27a Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes von den zuständigen Landesfinanzbehörden (Finanzämter) die für die Erteilung der USt-IdNr. erforderlichen Daten über die bei ihnen umsatzsteuerlich geführten natürlichen und juristischen Personen und Personenvereinigungen. Um einen größtmöglichen Erfolg bei der Übereinstimmungsprüfung zu erzielen, sollten Sie daher Ihren letzten Steuerbescheid oder die Steuernummermitteilung vom zuständigen Finanzamt hinzunehmen und die dortigen Adressdaten vergleichen.

1.3. Haftungsrisiko und Bestätigung der Gültigkeit von im Ausland erteilten USt-IdNr.
Bestellt ein Unternehmer mit einer in einem anderen Mitgliedstaat registrierten USt-IdNr., so signalisiert es damit, dass es

• der Erwerbsteuerpflicht unterliegt und somit Anspruch auf eine steuerfreie Lieferung hat und
• der Unternehmer die Gegenstände im Rahmen seines Unternehmens erwerben will.

Folglich kann der liefernde Unternehmer lediglich durch die Dokumentation der USt-IdNr. des Erwerbers den Status des Abnehmers (Steuerpflichtiger im Sinne der Erwerbssteuer) sowie die Verwendung des Gegenstandes im Rahmen des Unternehmens des Erwerbers belegen. Das liefernde Unternehmen ist aber gem. § 6a Abs. 4 UStG verpflichtet, die Angaben des Abnehmers mit der "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" zu prüfen. Kommt der liefernde Unternehmer seiner Sorgfaltspflicht bezüglich der Nachprüfung der Richtigkeit der USt-IdNr. nicht nach und stellt sich später heraus, dass die von dem liefernden Unternehmen angegebene USt-IdNr. nicht identisch mit der des Lieferungsempfänger ist, muss das liefernde Unternehmen mit empfindlichen Steuernachzahlungen rechnen. Um dieses Risiko zu umgehen und der "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmann" Rechnung zu tragen, empfiehlt sich eine Überprüfung der USt-IdNr. des Lieferungsempfängers. Dies ist möglich beim

Bundeszentralamt für Steuern
Ahornweg 1-3
66740 Saarlouis
Referat St I 3
Tel.: +49-(0)6831-456-444
Fax: +49-(0)6831-456-120, -146, -147
Telefonisches Vergabe und Bestätigungsverfahren: Montag- Freitag: 7.00- 18.00 Uhr
Internet-Bestätigungsverfahren: http://evatr.bff-online.de/eVatR/ täglich 5.00 bis 23.00 Uhr.

Unternehmen haben die Möglichkeit, sich in der Zeit von 5:00 Uhr bis 23:00 Uhr auch auf der Homepage des Bundeszentralamtes für Steuern unter www.bzst.de die Gültigkeit einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer qualifiziert bestätigen zu lassen. Bisher konnten sie nur die einfache Bestätigungsabfrage nach der Gültigkeit einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf diesem Weise erhalten. Die einfache Bestätigungsabfrage ist aber im Rahmen der nach § 6a Abs. 4 UStG obliegenden Sorgfaltspflichten nicht ausreichend. Die qualifizierte Anfrage nach der Korrektheit der Adressendaten und ihrer Übereinstimmung mit der Umsatzsteueridentifikationsnummer kann darüber hinaus auch weiterhin schriftlich (Adresse siehe unter 1.2), telefonisch, online unter http://evatr.bff-online.de/eVatR/ oder per E-Mail: ust-idnr-bestaetigung@bff.bund.de an das Bundeszentralamt für Steuern gestellt werden. Dabei muss der Unternehmer gegenüber dem Bundeszentralamt für Steuern seine eigene USt-IdNr. (oder ggf. Steuernummer, unter der er umsatzsteuerlich geführt wird) und die zu überprüfende, von einem anderen Mitgliedstaat erteilte USt-IdNr. angeben. Das Bundeszentralamt für Steuern teilt ihm daraufhin mit, ob die angegeben USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Anfrage in dem Mitgliedstaat, der sie erteilt hat, gültig ist oder nicht (einfaches Bestätigungsverfahren). Der anfragende Unternehmer kann zusätzlich zu der zu überprüfenden USt-IdNr. auch den Namen und die Anschrift des Inhabers der ausländischen USt-IdNr. überprüfen lassen (qualifiziertes Bestätigungsverfahren).