Erstellung eines professionellen Angebots im Außenhandel
Was ist zu beachten?
- Allgemeine Anfragen, oftmals im Vervielfältigungsverfahren erstellt, können aus Zeit- und Kostengründen mit einem Standardbrief beantwortet werden. Der deutliche Hinweis auf die Bereitstellung weiterer Informationen sollte nicht fehlen. Ein beigefügtes Prospektblatt rundet die erste Antwort ab. Diese Handhabung ist noch als Werbeaktion einzustufen.
- Im Falle einer Rückmeldung oder einer spezifizierten Anfrage, die zudem Ernsthaftigkeit an einer Kaufvereinbarung erkennen lässt, ist eine individuelle Bearbeitung erforderlich, d.h. die Unterbreitung eines professionellen Angebotes wird erwartet.
- Der Inhalt soll Vorteile für den (zukünftigen) Auslandskunden herausstellen, ohne dabei mehr zu versprechen, als im Auftragsfall erfüllt werden kann. Er soll eine klare Aussage über diejenigen Punkte enthalten, die Gegenstand des Kaufvertrages werden sollen.
- Im Schriftverkehr mit ausländischen Kunden sollte der Grundsatz beachtet werden, Briefe in der Sprache zu beantworten, in der sie abgefasst sind. Sollte dies nicht möglich sein, dann zumindest in einer in dem jeweiligen Absatzgebiet bevorzugten Fremdsprache (z. B. in Englisch, Französisch oder Spanisch). Nach Möglichkeit sind dem Angebot Warenproben, Prospekte (falls nicht in der Landessprache des Interessenten, dann in einer internationalen Sprache), Kataloge usw. beizufügen.
- Das Angebot sollte in Form und Inhalt klar und gefällig gestaltet sein. Unbedingt ist auf den Zeitraum der Gültigkeit hinzuweisen, damit der Kunde auf dieser Basis disponieren kann. Es ist zweckmäßig, alle wichtigen Vertragspunkte bereits in das Angebot mit einzufügen.
Kontrollliste über die unverzichtbaren Inhalte zur Vermeidung von Rückfragen
- Das Angebot nur schriftlich auf dem offiziellen Firmenbriefbogen abgeben (Branchenzugehörigkeit, Postfach- u. Straßenadresse, direkte Telekomdaten, Bankverbindung, VAT-Registration-No.).
- Die korrekte Empfängeradresse (vollständige Firmierung, Bezugsperson, Länderangabe). Das unmissverständliche Datum (Tagesziffer, Monatbuchstaben).
- Die Angebotsform (fix oder unverbindlich).
- Die sachliche Warenbeschreibung (handelsübliche Warendeklaration, Zolltarif-Nr., Aufmachung, Markenzeichen).
- Hinweise zur Unterstreichung von Besonderheiten (Qualitätsmerkmale, Einsatzmöglichkeiten, vergleichende Werbung).
- Die spezielle Umverpackung (CIF-Daten, Containerbestückung).
- Der Verkaufspreis in Verbindung mit der Lieferklausel (Währung, Verkaufseinheit, INCOTERMS). Beim Preis bietet sich aufgrund der besseren Vergleichbarkeit internationaler Angebote als Währung der US-Dollar oder der EURO an.
- Die Lieferzeit unter Berücksichtigung der Produktionskapazität (Werktage ab Auftragsbestätigung).
- Internationale Zahlungsbedingung (Bonitätsprüfung, Risikobeurteilung, Kreditversicherung).
Erstellen eines Angebotes
Einer gezielten Anfrage durch einen Interessenten sollte der Exporteur mit einem aussagefähigen Angebot antworten. Bei der Exportkalkulation müssen alle dem Exporteur zusätzlich entstehenden Kosten zu dem Einstands-/Herstellungspreis hinzugerechnet werden. Hier sind jeweils die spezifischen Vertragsvereinbarungen zu beachten. Der so ermittelte Verkaufspreis lässt einen Vergleich mit den marktüblichen Preisen im Empfangsland zu.
Gemäß den vertraglich vereinbarten Lieferbedingungen kommen zu diesem Preis noch entsprechende Transport- und Transportversicherungskosten, Be- oder Entladekosten, Lagerkosten, Finanzierungs- und Kreditversicherungskosten sowie Einfuhrabgaben des Empfangslandes hinzu. Bei der Erstellung des Angebotes ist unbedingt darauf zu achten, ob Incoterms verwandt werden und welche. Grundsätzlich wird die Nutzung dieser international anerkannten offiziellen Regeln zur Auslegung von Handelsklauseln sehr empfohlen.
