Ziel der Regelungen der Vergabeverfahren ist ein wirtschaftlicher Einkauf der öffentlichen Hand, der durch Wettbewerb sichergestellt werden soll. Darüber hinaus sollen die öffentlichen Beschaffungsmärkte in der EU durch transparente und nichtdiskriminierende Verfahren für alle potentiellen europäischen Bewerber um öffentliche Aufträge geöffnet werden.
Die öffentliche Ausschreibung (europaweit: das sog. offene Verfahren) fordert einen unbeschränkten Kreis von Unternehmen zur Abgabe von Angeboten auf. Die beschränkte Ausschreibung sieht vor, dass nur ein beschränkter Kreis von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert wird (europaweit: das sog. nicht offene Verfahren). Das dritte Verfahren ist die freihändige Vergabe (europaweit: das sogenannte Verhandlungsverfahren), das als einziges Verfahren Verhandlungen mit dem Unternehmen zulässt.
Die öffentlichen Auftraggeber sind vorrangig zur öffentlichen Ausschreibung (bzw. dem offenen Verfahren) verpflichtet, da es den potenziell größten Wettbewerb ermöglicht. Die anderen Vergabeverfahren dürfen nur unter engen Voraussetzungen gewählt werden.
Bekanntmachungen über die Vergabe öffentlicher Aufträge erfolgen in den verschiedenen Ausschreibungsblättern, in Tageszeitungen, über Internetplattformen oder das Amtsblatt der EU.
Welches Verfahren in welchem Fall zur Anwendung kommt, regelt das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in Verbindung mit dem Gesetz zur Modernisierung des Vergaberechts, der Vergabeverordnung (VgV) sowie den Verdingungsordnungen für Leistungen (VOL), für freiberufliche Leistungen (VOF) sowie der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB).
Das offene Verfahren (die öffentliche Ausschreibung)
Das offene Verfahren (die öffentliche Ausschreibung) ist für nationale und internationale Ausschreibungen vom Wettbewerbsgedanken her das bedeutendste Verfahren. Der öffentliche Auftraggeber gibt dabei einer möglichst großen Zahl von Unternehmen bekannt, dass er eine bestimmte Leistung beziehen möchte. Im uneingeschränkten Wettbewerb soll das wirtschaftlichste Angebot ermittelt werden. Die Informationen müssen veröffentlicht werden: Bei Auftragswerten oberhalb der Schwellenwerte müssen die Ausschreibungen zwingend im Supplement zum Amtsblatt der EU veröffentlicht werden. Auftraggeber des Bundes veröffentlichen auf dem Portal des Bundes, für andere öffentliche Auftraggeber (z.B. Länder und Kommunen) besteht auf nationaler Ebene in der Regel keine zentrale Verpflichtung ein bestimmtes Publikationsorgan zu verwenden. Der Auftraggeber teilt in der Vergabebekanntmachung grundlegende Informationen mit über die ausschreibende Stelle, den Auftragsgegenstand, die zu beachtenden Fristen, etwa geforderte besondere Qualifikationsanforderungen sowie die Möglichkeit einer Rechtsbeschwerde. Hat ein potenzieller Bieter Interesse, muss er sich die Ausschreibungsunterlagen nebst Leistungsverzeichnis beim Auftraggeber besorgen; nur anhand dieser Unterlagen kann er sein Angebot den Vorgaben entsprechend einreichen.
Das nicht offene Verfahren (die beschränkte Ausschreibung)
Das nicht offene Verfahren (die beschränkte Ausschreibung) kommt in begründeten Ausnahmefällen zur Anwendung und spricht eine begrenzte Zahl von Unternehmen direkt an. Da hier der Wettbewerb eingeschränkt ist, muss ein Unternehmen dem Auftraggeber bekannt sein, damit es aufgefordert werden kann, ein Angebot abzugeben. Sind dem Auftraggeber selbst nur wenige potenzielle Lieferanten bekannt, sieht das beschränkte Verfahren die Einschaltung der Auftragsberatungsstellen in den Bundesländern vor. Jede Auftragsberatungsstelle soll dem Auftraggeber eine geeignetes Unternehmen aus ihrem Bundesland benennen. Damit die Auftragsberatungsstellen diese Aufgabe erfüllen können, führen sie so genannte Bieterdateien. Die Bieterdatei enthält Unternehmen aller Branchen und Größenklassen in einem Bundesland, die sich grundsätzlich für eine Teilnahme an beschränkten Ausschreibungen interessieren. Grundsätzlich kann jedes Unternehmen in das Bieterverzeichnis aufgenommen werden, wenn es grundlegende Informationen über seine Fachkunde, seine wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit, seine Zuverlässigkeit und über seine Produkt- und Leistungspalette zur Verfügung stellt. Im konkreten Fall sucht die Auftragsberatungsstelle in ihrer Bieterdatei nach dem geeigneten Unternehmen für eine bestimmte beschränkte Ausschreibung und fragt bei diesem Unternehmen an, ob Interesse an einer Benennung besteht. Ist dies der Fall, wird das interessierte Unternehmen benannt und erhält in der Regel vom öffentlichen Auftraggeber die Ausschreibungsunterlagen zugesandt.
Das Verhandlungsverfahren (die freihändige Vergabe)
Das Verhandlungsverfahren (die freihändige Vergabe) beschränkt den Wettbewerb noch mehr und bedarf als noch weiter gehender Ausnahmefall einer besonderen Begründung. Die Ausschreibung beschränkt sich hier auf nur ganz wenige mögliche Anbieter. Wie der Name schon sagt, gibt es im Unterschied zu den vorgenannten beiden Verfahren wenige Formvorschriften. Der öffentliche Auftraggeber kann ihm bekannte Unternehmen sogar kurzfristig zur Abgabe eines Angebots auffordern, auch per Telefon. Hier können nur Betriebe zum Zuge kommen, die beim Auftraggeber hinreichend bekannt sind. Wer bei Verhandlungsverfahren berücksichtigt werden möchte, muss sich deshalb weit im Vorfeld möglicher Ausschreibungen bei öffentlichen Auftraggebern vorstellen und Kontakte regelmäßig pflegen.
Um Missbrauch zu vermeiden, muss der öffentliche Auftraggeber die Auswahl des Vergabeverfahrens begründen und dokumentieren. Trotzdem ist in der Praxis der Trend festzustellen, dass beschränkte Verfahren und die freihändige Vergabe immer häufiger angewendet werden - die Ausnahme wird zur Regel. Um dieser Gefahr vorzubeugen, besteht bei Ausschreibungen oberhalb der EU- Schwellenwerte die Verpflichtung, einem nicht offenen Verfahren oder einem Verhandlungsverfahren einen so genannten Teilnahmewettbewerb vorzuschalten. Dieser Teilnahmewettbewerb hat den Charakter einer öffentlichen Ausschreibung und gibt allen interessierten Unternehmen Gelegenheit, sich um eine Teilnahme am folgenden nicht offenen oder Verhandlungsverfahren zu bewerben.
